Önkormányzati Iroda

létrehozva: 2016. 06. 20.
frissítve: 2021. 11. 23.

I. Az Önkormányzati Iroda felépítése

1. Az Önkormányzati Iroda (a továbbiakban: Iroda) a Móri Polgármesteri Hivatal (a továbbiakban: Hivatal), mint költségvetési szerv belső szervezeti egységeként működik. Az Iroda vezetését a jegyző által e feladattal megbízott irodavezető látja el.

2. Az Irodában az irodavezető, nyolc - irodavezetőnek alárendelt - közszolgálati tisztviselő és egy – irodavezetőnek alárendelt - munkaviszonyban álló személy látja el feladatait az alábbi munkakörök szerint:

a) irodavezető,
b) irodavezető-helyettes,
c) titkársági ügyintéző,
d) személyügyi és jogi referens,
e) szervezési ügyintéző,
f) titkársági és számítástechnikai ügyintéző,
g) iktató adminisztrátor,
h) projektmenedzser,
i) műszaki projektmenedzser,
j) gépkocsivezető.

II. Az Iroda általános és speciális feladatai

1. A Hivatal minden szervezeti egységére vonatkozó általános feladatait, illetve az Iroda speciális, irodára szabott feladatkörét a Móri Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata tartalmazza részletesen.

III. Munkakörökre lebontott feladat- és hatáskörök

1. Az Iroda feladatait tíz különböző munkakörben látják el az iroda dolgozói. A feladatok a munkaköröknek megfelelő az alábbiak szerint oszlanak meg:

1.1. Irodavezető

1.1.1 Önkormányzati ügyek tekintetében:

közvetlenül irányítja, szervezi és szakmailag segíti az Iroda dolgozóinak munkáját, gondoskodik az Iroda feladatainak ellátásáról, koordinálja és megszervezi azok végrehajtását;
biztosítja az Irodán belül a munkarend betartását, a hivatal más részlegeivel való koordinációt és rendszeres kapcsolattartást, gondoskodik a munka folyamatos viteléről, a távollevők helyettesítéséről;
részt vesz a képviselő-testület, a társulási tanácsok és – igény szerint – a bizottságok ülésein, segíti a képviselő-testület, a társulási tanácsok, a bizottságok és a tisztségviselők munkáját;
gondoskodik az Iroda által készítendő előterjesztések összeállításáról, a testületi és tanácsi ülések dokumentációjáról;
közreműködik a képviselő-testület és a társulási tanácsok munkájának összehangolásában, a működés feltételeinek, a döntések szakszerűségének és törvényességének biztosításában;
szervezi a képviselő-testület és a társulási tanácsok üléseinek előkészítését, az anyagok összeállítását és leadását, részt vesz a hivatali előterjesztések kidolgozásában;
felülvizsgálja a képviselő-testület és a társulási tanácsok üléseinek anyagait és a döntések tervezeteit, közreműködik a véglegesítésben, határozati javaslatok és rendelet-tervezetek kialakításában;
szervezi a képviselő-testület és a társulási tanácsok üléseinek jegyzőkönyvei, valamint a rendeletek és határozatok szerkesztését, gondoskodik a rendeletek és határozatok érdekeltekhez való továbbításáról;
figyelemmel kíséri, illetve az Iroda feladatkörét érintő kérdésekben szervezi a testületi és társulási tanácsi határozatok végrehajtását és biztosítja, hogy a végrehajtás helyzetéről a testület és a társulási tanácsok rendszeres tájékoztatást kapjanak;
közreműködik a tisztségviselői intézkedések, levelezések, előterjesztések tervezeteinek elkészítésében;
közreműködik a választások előkészítésével és lebonyolításával összefüggő hivatali feladatok megszervezésében, összehangolásában;
ellátja az önkormányzatok, társulások és az általuk fenntartott költségvetési szervek törzskönyvi nyilvántartásával kapcsolatos feladatokat;
részt vesz az önkormányzat, illetve a hivatal szerződéseinek előkészítésében, jogi véleményezésében;
nyilvántartja a jegyzői és polgármesteri utasításokat, szabályzatokat;
figyelemmel kíséri a Központi Statisztikai Hivatal részére készítendő statisztikai adatszolgáltatásokat;
szervezi a kormányhivatal törvényességi felügyeleti hatáskörben kért adatszolgáltatások teljesítését;
publikálja a Nemzeti Jogszabálytár rendszerben az önkormányzati rendeleteket;
gondoskodik a közérdekű adatok honlapon történő közzétételéről az irodák adatszolgáltatásai alapján.

1.1.2 Pályázatok tekintetében:

feladata a pályázatok előkészítésének, lebonyolításának szervezése, végrehajtása,
Európai Uniós pályázatokkal összefüggő koordinációs feladatok ellátás,
ellenőrzi a projekt során elkészített termékek, átadott produktumok minőségét, részt vesz az átadás-átvételi eljárásokban,
részt vesz a projekt felső szintű operatív és stratégiai jellegű egyeztetésein,
ellátja a projekt külső képviseletét a partnerekkel, az Irányító Hatósággal és a Közreműködő Szervezettel folytatott tárgyalásokon, egyeztetéseken a Projektirányító Testület vezetője által meghatározott körben,
a Polgármesteri Hivatalban működő egyes irodák pályázattal foglalkozó előadóinak koordinálása, munkájuk elősegítése,
kapcsolattartás: Pénzügyi Irodával, Városfejlesztési-és üzemeltetési Irodával, Városi Televízióval, a pályázatírásban és a megvalósításban közreműködő szervezetekkel napi szinten,
képviselő-testületi, Településfejlesztési és Pénzügyi Bizottság ülésére javaslatok előkészítése,
figyelemmel kíséri a nemzetközi, országos regionális és megyei pályázati lehetőségeket, javaslatot tesz a pályázatok benyújtására és a döntés után gondoskodik azok határidőben történő, szakszerű benyújtásáról (címzett és céltámogatások, egyéb pályázatok),
irányítja az önkormányzat és a hivatal közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos hivatali tevékenységet,
feladatkörében személyesen kapcsolatot tart a képviselő-testület bizottságainak elnökeivel és a képviselőkkel,
a feladatkörével összefüggésben közreműködik a képviselő-testület gazdasági programjainak és éves költségvetés összeállításának, az időközi és záróbeszámolók, mérlegek készítésében, ellenőrzi azok előírásainak betartását, intézi az iroda feladatkörét érintő módosítások, átcsoportosítások előkészítését, ellenőrzi azok előírásainak betartását, intézi az iroda feladatkörét érintő szükséges módosítások, átcsoportosítások előkészítését,
figyelemmel kíséri a projektekhez, közbeszerzéshez kapcsolódó helyi szabályozást – önkormányzati rendeletek, határozatok – javaslatot tesz módosításra, aktualizálásra,
felelős a pályázatokkal, közbeszerzésekkel és beszerzésekkel kapcsolatban készülő bizottsági és képviselő-testületi előterjesztések szakmai megalapozottságáért,
a pályázatokat érintően megszervezi és irányítja a képviselői interpellációk, közérdekű bejelentések, javaslatok és lakossági észrevételek alapján elvégzendő feladatokat, ellenőrzi azok végrehajtását, gondoskodik a válaszadásról,
a pályázatokat érintő ügyeket kiszignálja az iroda ügyintézőire,
a jegyző és a polgármester által szabályozott körben végzi az iroda által előkészített iratanyagok kiadmányozását,
a pályázati döntés-előkészítő anyagokat az illetékes bizottsággal, illetve bizottságokkal véleményezteti,
vezetői utasítás, illetve felkérés szerint részt vesz a hivatal feladatkörébe tartozó egyéb feladatok megoldásában,
feladatkörében a projektek megvalósulási idejében ellátja a TOP-2.1.1.-15-FE1-2016-00004, TOP-1.1.3-15-FE1-2016-00006, TOP-2.1.2-15-FE1-2019-00015-; azonosítószámú pályázatok projektmenedzseri feladatait.

1.1.3. Közbeszerzési ügyek tekintetében:

állandó tagként részt vesz a közbeszerzési előkészítő munkacsoportban,
gondoskodik az éves összesített közbeszerzési terv, az éves statisztikai összegzés és az előzetes összesített tájékoztató határidőben történő elkészítéséről
ellátja a közbeszerzésekkel kapcsolatos valamennyi adminisztratív feladatot, elkészíti az iratokat, jegyzőkönyveket, felel az eljárások dokumentálásáért,
gondoskodik a kiegészítő tájékoztatás valamennyi érintett részére határidőben történő megküldéséről, közzétételéről,
összehívja és dokumentálja a Bíráló Bizottsági ülést,
a közbeszerzés tárgya szerint feladatkörében érintett Iroda vezetője részére előkészíti – és amennyiben szükséges – a Jegyző közreműködésével a hivatal jogi képviselőjével véleményezteti a nyertes ajánlattevőnek minősített szervezettel, (személlyel) megkötendő, az eljárást megindító hirdetmény/felhívás és a közbeszerzési dokumentumok feltételeinek, valamint az ajánlat tartalmának megfelelő szerződést,
gondoskodik a közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatban keletkezett valamennyi iratnak a jogszabályokban meghatározott ideig történő megőrzéséről, az ennek megfelelő irattározásáról, közzétételéről,
együttműködik az Önkormányzat által megbízott akkreditált közbeszerzési szakértővel,
gondoskodik a vállalkozási szerződés aláírásáról és közzétételéről,
előkészíti a közbeszerzések elindításához és lezárásához kapcsolódó előterjesztéseket.

1.1.4. Beszerzési és egyéb ügyek tekintetében:

az Önkormányzatot és a Polgármesteri Hivatalt érintő ajánlatkérési eljárások lebonyolítása a beszerzési szabályzat szerint, szükséges előterjesztések elkészítése,
vállalkozási és megbízási szerződések előkészítése, egyeztetése,
vezetői utasítás, illetve felkérés szerint részt vesz a hivatal feladatkörébe tartozó egyéb feladatok megoldásában.

1.2. Irodavezető-helyettes

közreműködik a testületi ülések és fórumok előkészítésében, az Iroda által készítendő előterjesztések kidolgozásában és összeállításában;
közreműködik a képviselő-testületi döntések végrehajtásának szervezésében;
közreműködik a tisztségviselők és a testületek részére szükséges adatok és információk összegyűjtésében, összesítésében és feldolgozásában, az irodákkal történő koordinációban és kapcsolattartásban;
részt vesz az Iroda feladatkörébe tartozó ügyek érdemi elintézésében, a választásokkal kapcsolatos feladatok megoldásában;
előkészíti az önkormányzat szerveinek döntései alapján a támogatási szerződéseket, gondoskodik azok aláíratásáról, továbbá részt vesz az önkormányzat, illetve a hivatal egyéb szerződései előkészítésében;
közreműködik a központi iktató közvetlen szakmai segítésében;
közreműködik az önkormányzat, a társulások és az általuk fenntartott költségvetési szervek törzskönyvi nyilvántartásával kapcsolatos feladatok ellátásában;
részt vesz a helyi nemzetiségi önkormányzati képviselő-testületi ülések előkészítésében, megszerkeszti jegyzőkönyveit, valamint felterjesztés céljából továbbítja azokat a Kormányhivatal felé;
gondoskodik a nemzetiségi önkormányzatok határozatainak nyilvántartásáról;
gondoskodik a jogszabályoknak megfelelő címerhasználati engedélyek előkészítéséről;
ellátja a helyi önkormányzati képviselőkre, nemzetiségi önkormányzati képviselőkre és a külsős bizottsági tagokra vonatkozó köztartozásmentes adózói adatbázissal kapcsolatos feladatokat;
koordinálja az OSAP hatósági statisztika elkészítését;
vezeti a társulási szerződések nyilvántartását;
részt vesz a városi honlap szerkesztésében, koordinálja a közérdekű adatok közzétételére vonatkozó kötelezettségek teljesítését;
ellátja a társasházak törvényességi felügyeletével kapcsolatos feladatokat;
ellátja az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok és a közalapítványok tisztségviselői jogviszonya nyilvántartásával, az e személyeket érintő előterjesztések elkészítésével, valamint szerződéseik előkészítésével és nyilvántartásával kapcsolatos feladatokat.
1.3. Titkársági ügyintéző
ellátja a jegyző és aljegyző munkájához kapcsolódó adminisztrátori feladatokat;
a kiadmányozandó ügyiratokat a polgármesterhez, illetve a jegyzőhöz juttatja, majd az aláírást követően visszajuttatja az ügyintézőkhöz;
a jegyző vagy az irodavezető utasítására gondoskodik az iratok gépeléséről, sokszorosításáról, postázásra történő előkészítéséről;
nyomon követi a hivatali email címre és a Belügyminisztérium levelezési rendszeréből érkező leveleket, gondoskodik azok érkeztetéséről és szignálásra történő átadásáról;
részt vesz a beérkezett küldemények érkeztetési feladatai ellátásában (a hivatali kapun érkező küldeményeket ide nem értve);
összeállítja az Önkormányzati Iroda irodaszer rendelését;
gondoskodik az Oktatási, Kulturális és Sport Bizottság előterjesztései sokszorosításáról, e bizottságok üléseire az előterjesztések és meghívók kiküldéséről, jegyzőkönyvek vezetéséről, az előírásoknak megfelelő továbbításáról, továbbá e bizottságok határozatainak nyilvántartás vezetéséről, a határozatok aláíratásáról;
az önkormányzati rendezvényekhez kapcsolódóan közreműködik a plakátok, meghívók elkészítésében, postázásra történő előkészítésében.

1.4. Személyügyi és jogi referens

1.4.1. Személyi ügyek tekintetében:

gondoskodik a tanulmányi szerződések előkészítéséről;
előkészíti a diákmunka-, illetve gyakornoki program keretében foglalkoztatottak személyügyi intézkedéseit;
átfogóan koordinálja a hivatali dolgozók alkalmazási iratainak elkészítését;
a KIRA rendszerben gondoskodik a hitelesítésről és bérszámfejtésre átadásról;
évenként felülvizsgálja a cafeteria juttatás részletszabályait tartalmazó szabályzatot, tájékoztatja a hivatal dolgozóit az éves cafeteria keretről, annak lehetséges felhasználási módozatairól, begyűjti és a Pénzügyi Irodának továbbítja a felhasználásra vonatkozó nyilatkozatokat;
ellátja a rendkívüli munkaidővel kapcsolatos adminisztrációs teendőket;
koordinálja a munkába járással kapcsolatos költségtérítés és utazási kedvezmény igénylést;
a Hivatal informatikusával együttműködve gondoskodik a hivatali dolgozók informatikai hozzáféréseinek kezeléséről;
nyomon követi a hivatali dolgozók ügykezelői, közigazgatási alapvizsga és –szakvizsga letételi kötelezettségének határidejét, ellátja a jelentkezéssel kapcsolatos feladatokat;
nyomon követi a jubileumi jutalmak és hűségjutalmak esedékességét, ellátja az ezzel kapcsolatos feladatokat;
ellátja a közszolgálati tisztviselők vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségével kapcsolatos feladatokat;
ellátja a polgármester, a helyi önkormányzati képviselők, a nemzetiségi önkormányzati képviselők és a külsős bizottsági tagok díjazásával, valamint vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségével kapcsolatos feladatokat,
előkészíti a jelenléti ív nyomtatványokat, gondoskodik az Iroda dolgozói tekintetében a jelenléti ívek rendszerezéséről;
szabadság nyilvántartást vezet az Iroda dolgozói, az irodavezetők, és a belső ellenőr tekintetében;
vezeti a közszolgálati alapnyilvántartást;
gondoskodik a hivatali dolgozók közszolgálati igazolványainak kiállításáról, illetve bevonásáról;
elkészíti a szükséges statisztikát és az üres álláshely jelentést;
közreműködik a képernyő előtti munkavégzéshez szükséges védőszemüveg költségtérítésének megvalósulásában;
kezeli a közszolgálati tisztviselők teljesítményértékelésére szolgáló TÉR rendszert;
előkészíti a közszolgálati jogviszony létrehozásával, módosításával, megszüntetésével és az illetményváltozással kapcsolatos iratokat;
gondoskodik a Magyar Államkincstárral történő kapcsolattartásról, illetve a megfelelő adatszolgáltatásról;
ellátja a foglalkozás-egészségüggyel kapcsolatos feladatokat;
nyomon követi az orvosi alkalmassági vizsgálatok esedékességét, ellátja az ezzel kapcsolatos teendőket;
gondoskodik a Hivatal éves szabadságolási tervének elkészítéséről;
a személyzeti ügyeket érintően adatot szolgáltat a Pénzügyi Iroda részére az éves költségvetés tervezéséhez;
előkészíti és nyilvántartja a piacfelügyelővel és a piac takarítóval, a hivatali rendszergazdával, a főépítésszel, a munka- és tűzvédelmi megbízottal, az adatvédelmi tisztviselővel (DPO), az információbiztonsági felelőssel (IBF), az önkormányzat könyvvizsgálójával kötött szerződéseket;
gondoskodik az intézményi továbbképzési rendszer és az egyéni továbbképzési tervek naprakész vezetéséről;

1.4.2. Az iroda egyéb feladataihoz kapcsolódóan:

közreműködik a testületi ülések és fórumok előkészítésében, az Iroda által készítendő előterjesztések kidolgozásában és összeállításában;
közreműködik a tisztségviselők és a testületek részére szükséges adatok és információk összegyűjtésében, összesítésében és feldolgozásában, az irodákkal történő koordinációban és kapcsolattartásban;
részt vesz az Iroda feladatkörébe tartozó ügyek érdemi elintézésében, a választásokkal kapcsolatos feladatok megoldásában;
közreműködik az önkormányzat és a hivatal által kötendő szerződések megkötése során;
részt vesz a kormányhivatal törvényességi felügyeleti hatáskörében kért adatszolgáltatások, jelentések teljesítésében;
kapcsolatot tart az adatvédelmi tisztviselővel (DPO) és koordinálja az adatvédelmi feladatok hivatalon belüli ellátását.

1.5. Szervezési ügyintéző

gondoskodik a képviselő-testület és a társulási tanácsok üléseire a meghívók, az előterjesztések előkészítéséről, és a képviselő-testület, valamint a társulási tanácsok elé kerülő anyagok elektronikus úton történő továbbításáról, illetve sokszorosításáról;
ellátja a képviselő-testületi és társulási tanácsi határozatok és önkormányzati rendeletek hivatali jogtárban való elhelyezéséhez szükséges előkészítő és nyilvántartó feladatokat;
a képviselő-testület és a társulási tanácsok ülésein működteti a Microvoks hanganyagrögzítő- és szavazórendszert, a MikroText rendszer által a hanganyagból előállított, leírt szöveget ellenőrzi, majd az alapján elkészíti a jegyzőkönyv szó szerinti szövegét;
gondoskodik a meghívók, továbbá az aláírt rendeletek hivatali hirdetőtáblán határidőben történő kifüggesztéséről;
gondoskodik a rendeletek és határozatok érdekeltekhez való továbbításáról;
gondoskodik a meghívók és az előterjesztések honlapon történő közzétételéről;
a MikroText rendszer segítségével elkészített szó szerinti szöveg és a kiküldött előterjesztések alapján megszerkeszti a képviselő-testületi és társulási tanácsi ülések jegyzőkönyveit, az elfogadott határozatokat és rendeleteket;
gondoskodik a lejárt határidejű és átruházott hatáskörű jelentések összeállításáról;
vezeti a képviselő-testületi és társulási tanácsi határozatok és rendeletek nyilvántartását;
gondoskodik az önkormányzati rendeletek Nemzeti Jogszabálytárba történő feltöltéséről, valamint a képviselő-testületi, bizottsági és társulási ülések jegyzőkönyveinek felterjesztéséről;
gondoskodik a jegyzőkönyvek, határozatok és rendeletek honlapon és a helyi hálózati meghajtón (W:/) történő közzétételéről, a rendeletek kihirdetéséről;
részt vesz a városi honlap szerkesztésében;
vezeti az Iroda irodai értekezletein a jegyzőkönyvet,
nyomon követi a Kormányhivatal TFIK levelező rendszere által küldött leveleket;
részt vesz az Iroda feladatkörébe tartozó ügyek érdemi elintézésében, a választásokkal kapcsolatos feladatok megoldásában;
részt vesz a kormányhivatal törvényességi felügyeleti hatáskörében kért adatszolgáltatások, jelentések teljesítésében, így különösen összeállítja és elküldi a határidőkalauzzal kapcsolatos jelentést és az OSAP jelentést
ellátja az Önkormányzati Iroda ügyintézői tekintetében az iktatási feladatokat.

1.6. Titkársági és számítástechnikai ügyintéző

ellátja a polgármester feladataival összefüggő informatikai, számítástechnikai és adminisztrációs teendőket;
elvégzi a polgármester elektronikus és papír alapú levelezésével kapcsolatos feladatokat;
ellátja a szükséges szövegszerkesztési, táblázat- és adatbáziskezelési, valamint prezentációkészítési feladatokat;
közreműködik a városi, hivatali rendezvények lebonyolításában;
összehangolja a polgármester ügyfélfogadási rendjét;
gondoskodik az egyéb iratok gépeléséről, sokszorosításáról, postázásáról;
ellátja az egyéb titkárnői, asszisztensi feladatokat;
naprakész nyilvántartást vezet a polgármester reprezentációs költségeiről;
havonta elkészíti a képviselő-testület ülésére a polgármester által folytatott főbb tárgyalásokról, rendezvényekről szóló tájékoztatót.

1.7. Iktató adminisztrátor

naponta átveszi a Hivatal részére érkezett küldeményeket a móri postahivatalban, szignálásra átadja a titkárságra;
hétfő, szerda, pénteki napokon átveszi az Erste Bank Zrt. móri fiókjában a küldeményeket;
részt vesz az érkeztetési feladatok ellátásában, elektronikusan rögzíti az iktatóprogramban az adatokat;
érkezteti a polgármesteri hivatal (MORPH) és az önkormányzat (MVO) hivatali kapujára érkezett küldeményeket és azokat átadja szignálásra;
a Hivatalon belül kézbesíti a kiszignált és érkeztetett iratokat az irodák, illetve az ügyintézők részére;
az iratkezelési szabályzat előírásai szerint ellátja a hivatalnál a központi iktatás, irattározás feladatait;
naponta beiktatja az ügyintézőkre kiszignált (beérkező) iratokat, új főszám esetében iratborítóval ellátva;
gondoskodik iktatás után az ügyiratok ügyintézőkhöz való továbbításáról;
átveszi az irattározandó (iktatott) iratokat – iratszámon belül a keletkezés sorrendjében összerakva – és egyúttal biztosítja, hogy csak előírásszerűen összerendezett iratanyag kerüljön irattárba;
kezeli az iktatóhoz kapcsolódó kézi és központi irattárat, gondoskodik az ott elhelyezett iratanyag irattári tervnek megfelelő rendezettségéről, áttekinthető elhelyezéséről;
selejtezésre elkülöníti és előkészíti az iratokat, gondoskodik a selejtezett iratanyag helyben való megsemmisítéséről vagy zúzdába való elszállításáról;
gondoskodik az iktatórendszer adatainak karbantartásáról;
a hivatali összes beiktatott iratról statisztikát készít, elkészíti az OSAP hatósági statisztikát
az irodáktól, ügyintézőktől átveszi és postázáshoz előkészíti a hivatali küldeményeket, majd a móri címzésű küldeményeket a hivatali kézbesítőknek kézbesítés céljából kiosztja, a többi küldeményt munkaidő végén feladja a postahivatalban.

1.8. Projektmenedzser:

1.8.1 Pályázati ügyek tekintetében:

Az önkormányzati feladatokhoz, fejlesztési koncepcióhoz kapcsolódó pályázati lehetőségek figyelemmel kísérése, az esetlegesen szóba jöhető pályázati lehetőség ismertetése a döntéshozókkal.
A benyújtandó pályázati anyagok előkészítése, illetve benyújtása.
Európai Uniós pályázatokkal összefüggő koordinációs és adminisztratív jellegű feladatok ellátása.
Pályázatokkal kapcsolatos ajánlatkérési eljárások lebonyolítása
Projektmenedzserként adott pályázatoknál:
biztosítja a projekt hatékony és határidőre történő lebonyolításához szükséges információkat, kiemelt szerepet tölt be a projekt operatív végrehajtó szervezetei és az Önkormányzat közötti kapcsolattartásban,
koordinációs feladatokat lát el az Önkormányzat projektben érintett szervezeti egységei, illetve munkatársai felé,
előkészíti az Önkormányzat jóváhagyását igénylő, magas szintű döntéseket,
folyamatmenedzsment tevékenységet lát el a projekt előkészítés és megvalósítás időszakában,
a projekt-előkészítés és megvalósítás cselekvési programjának irányítása, a szakmai szolgáltatásokat végző szervezetek, személyek (műszaki ellenőrzés, nyilvánosság, könyvvizsgálat stb.) munkájának koordinációja,
közreműködés a szerződések előkészítésében (Támogatási Szerződés, kivitelező, szolgáltatási szerződések),
a projektmenedzsment (projekt monitoring, előrehaladási jelentések, projektrendezvények, szakmai és pénzügyi beszámolók, projekt zárójelentés, stb.) feladatok szakmai irányítása,
ellenőrzi a projekt során elkészített termékek, átadott produktumok minőségét, részt vesz az átadás-átvételi eljárásokban,
részt vesz a projekt felső szintű operatív és stratégiai jellegű egyeztetésein,
ellátja a projekt külső képviseletét a partnerekkel, az Irányító Hatósággal és a Közreműködő Szervezettel folytatott tárgyalásokon, egyeztetéseken a Projektirányító Testület vezetője által meghatározott körben.
Feladatkörében ellátja a TOP-1.2.1-16-FE1-2019-00008, TOP-1.4.1-15-FE1-2016-00023; TOP-3.2.1-16-FE1-2018-00030, TOP-5.2.1-15-FE1-2016-00004, TOP-5.3.1-16-FE1-2017-00008 azonosítószámú pályázatok projektmenedzseri feladatait.
Kapcsolattartás: Városfejlesztési- és üzemeltetési Irodával, Pénzügyi irodával, Humán Irodával, Városi Televízióval, a pályázatírásban és megvalósításban közreműködő szervezetekkel napi szinten.
Képviselő-testületi, Településfejlesztési és Pénzügyi Bizottság ülésére javaslatok előkészítése.
Vezetői utasítás, illetve felkérés szerint részt vesz a hivatal feladatkörébe tartozó - elsősorban az Önkormányzati Irodát érintő – egyéb feladatok megoldásában.

1.9. Műszaki projekt menedzser:

Az önkormányzati feladatokhoz, fejlesztési koncepcióhoz kapcsolódó pályázati lehetőségek figyelemmel kísérése, az esetlegesen szóba jöhető pályázati lehetőségek ismertetése a döntéshozókkal.
A benyújtandó pályázati anyagok előkészítése, illetve benyújtása.
Európai Uniós pályázatokkal összefüggő koordinációs és adminisztratív jellegű feladatok ellátása.
Pályázatokkal kapcsolatos ajánlatkérési eljárások lebonyolítása

1.9.1Műszaki ügyek tekintetében:

Részvétel a pályázatok műszaki tervdokumentációjának előkészítésénél és ellenőrzésénél.
Részvétel a tervezőkkel történő egyeztetéseken, a tervezési folyamatok nyomon követese.
Benyújtandó pályázatok előkészítéséhez műszaki tervdokumentációk, költségvetések elkészítése, elkészíttetésének megrendelése, koordinálása. Közreműködés pályázatok műszaki, szakmai felügyeletében.
Részvétel a kooperációs megbeszéléseken.
Közreműködés az önkormányzat beruházásaihoz kapcsolódó beszerzések lebonyolításában, szerződések előkészítésében
Kapcsolattartás a közbeszerzési feladatok ellátásában közreműködő vállalkozással, adatszolgáltatás nyújtása, ezzel kapcsolatos előterjesztések előkészítése.
Közreműködés az építési beruházás jellegű közbeszerzési eljárásokban.
Projektmenedzserként adott pályázatoknál: biztosítja a projekt hatékony és határidőre történő lebonyolításához szükséges információkat,
kiemelt szerepet tölt be a projekt operatív végrehajtó szervezetei és az Önkormányzat közötti kapcsolattartásban,
koordinációs feladatokat lát el az Önkormányzat projektben érintett szervezeti egységei, illetve munkatársai felé,
előkészíti az Önkormányzat jóváhagyását igénylő, magas szintű döntéseket,
folyamatmenedzsment tevékenységet lát el a projekt előkészítés és megvalósítás időszakában,
a projekt-előkészítés és megvalósítás cselekvési programjának irányítása,
a szakmai szolgáltatásokat végző szervezetek, személyek (műszaki ellenőrzés, nyilvánosság, könyvvizsgálat stb.) munkájának koordinációja,
közreműködés a szerződések előkészítésében (Támogatási Szerződés, kivitelező, szolgáltatási szerződések),
a projektmenedzsment (projekt monitoring, előrehaladási jelentések, projektrendezvények, szakmai és pénzügyi beszámolók, projekt zárójelentés, stb.) feladatok szakmai irányítása,
ellenőrzi a projekt során elkészített termékek, átadott produktumok minőségét,
részt vesz az átadás-átvételi eljárásokban,
részt vesz a projekt felső szintű operatív és stratégiai jellegű egyeztetésein, ellátja a projekt külső képviseletét a partnerekkel, az Irányító Hatósággal és a Közreműködő Szervezettel folytatott tárgyalásokon, egyeztetéseken a Projektirányító Testület vezetője által meghatározott körben.

1.10. Gépkocsivezető

naponkénti kirendelés szerint ellátja a hivatali dolgozók kiküldetési helyekre való oda-vissza szállítását;
eseti megbízás alapján végzi az irodai eszközök és anyagok beszerzését, hivatalhoz való szállítását és raktárra való behordását;
részt vesz a képviselő-testületi és bizottsági ülésekre, valamint egyéb rendezvényekre szóló meghívók és kifelé menő egyéb küldemények kézbesítésében;
gondoskodik a hivatali gépjármű szükséges műszaki javíttatásáról, karbantartásáról, vizsgáztatásáról, biztosítja annak folyamatos rendben és tisztántartását.

IV. Az Irodán belüli helyettesítés rendje

1. Az irodavezetőt távollétében az önkormányzati ügyek tekintetében az irodavezető-helyettes helyettesíti.

2. Az irodavezető-helyettest távollétében a nemzetiségi önkormányzatokkal kapcsolatos feladatok tekintetében a személyügyi és jogi referens, munkaköréhez tartozó egyéb feladat tekintetében az irodavezető helyettesíti.

3. A titkársági ügyintézőt távollétében a szervezési ügyintéző helyettesíti.

4. A személyügyi és jogi referenst távollétében az irodavezető-helyettes helyettesíti.

5. A szervezési ügyintézőt távollétében testületi és társulási ülésekkel kapcsolatos szervezési feladatok, jegyzőkönyvek, határozatok, rendeletek szerkesztésével és felterjesztésével kapcsolatos feladatok tekintetében az irodavezető-helyettes helyettesíti.

6. A szervezési ügyintézőt távollétében testületi és társulási üléseken a MikroVoks rendszer kezelése tekintetében, valamint a MikroText rendszer által a hanganyagból előállított, leírt szöveg ellenőrzése tekintetében a titkársági ügyintéző helyettesíti.

7. Az iktató adminisztrátort távollétében a Humánügyi Iroda ügykezelője helyettesíti.

8. A projektmenedzsert távollétében az irodavezető helyettesíti.

9. A műszaki projektmenedzsert távollétében az irodavezető helyettesíti.

V. Az Iroda főbb munkafolyamatai

1. Az iratkezelés rendje

Az iratkezelés rendjére vonatkozó részletes szabályozást a Móri Polgármesteri Hivatal Egyedi Iratkezelési Szabályzata tartalmazza.

2. A személyügyi intézkedések rendje

2.1. Alkalmazási iratok elkészítése

A kösztisztviselő alkalmazásáról meghozott vezetői döntést követően a személyügyi és jogi referens felhívja az alkalmazandó személy figyelmét, hogy az alkalmazás feltétele a három hónapnál nem régebbi erkölcsi bizonyítvány, amellyel igazolja, hogy büntetlen előéletű és nem áll a Kttv. 39. § (1) bekezdése szerinti büntetőeljárás hatálya alatt, valamint nem áll foglalkozástól vagy tevékenységtől eltiltás hatálya alatt, ennek hiányában a jogviszony megkezdésére nincs lehetőség.

A személyügyi és jogi referens gondoskodik az előzetes orvosi alkalmassági vizsgálat megszervezéséről és a beutaló kiállításáról.

A személyügyi és jogi referens a jogviszonyt megkezdését megelőzően bekéri a köztisztviselő kinevezéséhez, besorolásához és illetményének megállapításához szükséges iratokat, melyeknek megfelelően gondoskodik a köztisztviselő KIRA rendszerben történő felvételéről, majd az alkalmazási iratok papír alapon történő kiállításáról és aláíratásáról.

A köztisztviselő első munkanapján aláírja és átveszi kinevezését, munkaköri leírását, titoktartási nyilatkozatot, majd a jegyző (akadályoztatása esetén az aljegyző) előtt köztisztviselői esküt tesz. Az eskütétel követően a személyügyi és jogi referens által szervezett munkavédelmi és tűzvédelmi oktatáson vesz részt.

A személyügyi és jogi referens regisztrálja/állományba veszi a köztisztviselőt a TÉR rendszerben és felhívja az illetékes irodavezető figyelmét, hogy a köztisztviselő részére a kinevezésétől számított 30 napon belül tűzze ki a teljesítményértékelés alapját képező célokat a TÉR rendszerben.

A személyügyi és jogi referens segítséget nyújt a köztisztviselő részére a Probono rendszerben történő regisztráláshoz, ellátja a köztisztviselőt a rendszer használatához és a továbbképzési kötelezettség teljesítéséhez szükséges tudnivalókkal, megismerteti a hivatal központi meghajtójával és a hivatalra vonatkozó szabályzatok elérhetőségével.

A személyügyi és jogi referens gondoskodik arról, hogy a köztisztviselő a munkaköri leírásában felsorolt informatikai rendszerekhez a hivatal informatikusától hozzáférést kapjon.

A személyügyi és jogi referens feladata az új alkalmazott bérszámfejtőnek történő bejelentése, az adózással kapcsolatos nyilatkozatok begyűjtése és bérszámfejtőnek történő eljuttatása.

A személyügyi és jogi referens előkészíti a köztisztviselő vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségéről történő tájékoztatását, gondoskodik annak munkáltató által történő aláíratásáról és köztisztviselőhöz történő eljuttatásáról, nyomon követi a vagyonnyilatkozat határidőn belül történő benyújtását. Határidő túllépés esetén haladéktalanul értesíti az irodavezetőt.

A személyügyi és jogi referens tájékoztatja az ügyintézőt az éves felhasználható szabadságáról.

A személyügyi és jogi referens tájékoztatja az ügyintézőt a cafeteria keretéről, melynek felhasználásáról nyilatkoztatja a köztisztviselőt és gondoskodik a nyilatkozat Pénzügyi Irodához történő eljuttatásáról.

A személyügyi és jogi referens gondoskodik a munkába járással kapcsolatos költségek térítésével kapcsolatos bejelentési kötelezettség végrehajtásáról és amennyiben a köztisztviselő erre jogosult, jelzi a Pénzügyi Iroda felé az utazási kedvezmény igénybevételéhez szükséges igazolvány kiállításának igényét.

2.2. Jogviszony megszüntetéssel kapcsolatos feladatok

2.2.1. Jogviszony megszüntetéssel kapcsolatos általános feladatok

A jogviszony megszűnésének időpontját megelőzően a szervezési és jogi referens előkészíti a KIRA rendszerben a jogviszony megszűnésével kapcsolatos iratokat, gondoskodik azok kinyomtatásáról és a munkáltató és a köztisztviselő részéről történő aláíratásáról, majd a köztisztviselő részére azok átadásáról.

A személyügyi és jogi referens gondoskodik a jogiszony megszűnésével kapcsolatban a többi iroda értesítéséről az alábbi témákban:

utazási kedvezmény igazolvány bevonása (Pénzügyi Iroda),
bélyegzőnyilvántartás módosítása (Pénzügyi Iroda),
közszolgálati igazolvány bevonása (Önkormányzati Iroda),
fennálló tartozás kezelése, cafeteria elszámolás (Pénzügyi Iroda),
vezető munkakörű személy esetén a kapuban található sorompót kezelő távirányító leadása (Városfejlesztési- és üzemeltetési Iroda),
telefon, laptop, egyéb informatikai eszköz leadása (Pénzügyi Iroda),
a köztisztviselő hivatali informatikai hozzáféréseinek törlése (informatikus)

A személyügyi és jogi referens gondoskodik a jogviszony megszűnésének a bérszámfejtő felé történő lejelentéséről, az esetlegesen felmerülő szabadságmegváltás kifizetéséről, vagy bármely más munkaviszonyból adódó tartozás (például tanulmányi szerződésben meghatározott visszafizetési kötelezettség, munkáltatói kölcsön vagy illetményelőleg visszafizetése) utolsó munkabérbe történő beszámításáról vagy a hosszabb távú fizetési kötelezettség megállapodásba történő foglalásáról.

A személyügyi és jogi referens felhívja az illetékes irodavezető figyelmét a köztisztviselő TÉR rendszerben való értékelésére, majd azt követően gondoskodik a köztisztviselő TÉR rendszerből történő kivezetéséről.

A személyügyi és jogi referens gondoskodik a köztisztviselő Probono rendszerből történő kivezetéséről.

A személyügyi és jogi referens gondoskodik a köztisztviselő személyi anyagának irattározásáról, áthelyezés esetén az új munkáltatóhoz történő továbbításáról.

2.2.2. Nyugdíjazással egybekötött jogviszony megszüntetéssel kapcsolatos speciális feladatok

Öregségi nyugdíjkorhatár elérése esetén hivatalból, 40 éves jogviszony fennállása kapcsán járó kedvezményes öregségi nyugdíj esetén kérelemre meginduló felmentés esetében a személyügyi és jogi referens tájékoztatja a dolgozót a rá irányadó jogszabályok előírásairól.

A jegyző és az érintett dolgozó megállapodásának megfelelően a személyügyi és jogi referens előkészíti a felmentés iratait a jogviszony megszüntetés általános szabályaira és feladataira tekintettel is, gondoskodik azok kinyomtatásáról és a munkáltató részéről történő aláíratásáról.

A személyügyi és jogi referens gondoskodik a bérszámfejtő felé történő lejelentésről és a szükséges munkaügyi iratok megküldéséről.

A felmentési idő utolsó napján a személyügyi és jogi referens átadja a dolgozónak a bérszámfejtő által kiállított közszolgálati igazolást, mellyel a dolgozó másnap a nyugdíjfolyósítónál jelentkezik.

3. A képviselő-testületi anyagok előkészítésének, véleményezésének és kiküldésének rendje

Mór Városi Önkormányzat Képviselő-testülete féléves munkatervének megfelelően az önkormányzati irodavezető gondoskodik a munkatervben előre tervezett előterjesztések előkészítésének leosztásáról az illetékes irodák között.

Az előkészítéssel kapcsolatos feladatok elosztása, az előterjesztések tartalmának előzetes egyeztetése a hivatali vezetői értekezlet keretében történik, az irodán belüli ügyintézőre történő szignálásért az illetékes irodavezető felelős.

Az Iroda dolgozói kidolgozzák a rájuk szignált előterjesztések szövegezését, a más irodák által előkészítendő előterjesztések kapcsán jogi és szervezési segítséget nyújtanak.

Az előterjesztés tervezeteket az önkormányzati irodavezető formai és jogi szempontból ellenőrzi, a szakmai tartalmi elemekért az előkészítő iroda vezetője felelős.

Az önkormányzati irodavezető által kért korrigálásokat követően az előkészítő iroda vezetője a megfelelő példányszámban kinyomtatva, a szakmai és gazdasági-pénzügyi szempontból véleményező irodavezetők aláírásával ellátva az önkormányzati irodavezetőnek adja le az elkészült előterjesztéseket.

Az előterjesztések összegyűjtését követően az irodavezető összeállítja a napirendek sorrendjét, majd a szervezési ügyintéző gondoskodik a képviselő-testületi ülés meghívójának tartalmi és formai követelményeknek megfelelő elkészítéséről.

Az önkormányzati irodavezető gondoskodik az összegyűjtött előterjesztések és a meghívó polgármester és jegyző elé aláírásra terjesztéséről.

Az előterjesztések minden eredeti példányát a polgármester és a jegyző aláírásával látja el.

Az aláírt előterjesztések digitalizálásáról, megfelelő számú nyomtatott formátumban történő elkészítéséről, a meghívó és az előterjesztések képviselők és meghívottak számára történő kézbesítéséről a szervezési ügyintéző gondoskodik.

A meghívó és az előterjesztések önkormányzati honlapra feltöltéséről a szervezési ügyintéző gondoskodik.

A tárgyalóterem ülésre történő előkészítése, berendezése a titkársági ügyintéző és a szervezési ügyintéző együttes feladata azzal, hogy a hangrögzítő rendszer és a szavazórendszer rendeltetésszerű rendelkezésre állásának biztosításáért a hivatal informatikusa felel.

Az előterjesztések és a meghívó tartalmi és formai követelményeit, az előterjesztésekkel kapcsolatos határidőket egyebekben az önkormányzat szervezeti és működési szabályzatáról szóló rendelet tartalmazza.

4. Határozatok, rendeletek nyilvántartása, kiadása, publikálása

A szervezési ügyintéző a képviselő-testületi ülésen készített, ellenőrzött hanganyag alapján szó szerinti jegyzőkönyvet készít, mely alapján követhetővé válnak a határozat-tervezetekben és rendelet-tervezetekben az ülés során elfogadott módosítások.

A szervezési ügyintéző gondoskodik a gépelt jegyzőkönyv, az elfogadott határozatok és rendeletek megszerkesztéséről, azok megfelelő példányszámban történő kinyomtatásáról és aláíratásáról.

A szervezési ügyintéző ellátja a képviselő testületi és társulási tanácsi határozatok és önkormányzati rendeletek hivatali jogtárban való elhelyezéséhez szükséges előkészítő és nyilvántartó feladatokat.

A szervezési ügyintéző gondoskodik a rendeletek és határozatok irodákhoz, valamint az Önkormányzati Iroda feladatkörébe tartozó érdekeltekhez történő papír alapú vagy elektronikus továbbításáról.

A szervezési ügyintéző vezeti az önkormányzati határozatok és rendeletek papír alapú, illetve elektronikus nyilvántartását.

A szervezési ügyintéző gondoskodik az önkormányzati rendeletek Nemzeti Jogszabálytárba történő feltöltéséről, illetve a képviselő-testületi ülések jegyzőkönyveinek felterjesztéséről.

Az aláírt rendeletek hivatali hirdetőtáblán történő kifüggesztéséről a szervezési ügyintéző gondoskodik.

A Nemzeti Jogszabálytárba feltöltött rendeleteket az irodavezető publikálja.

5. Pályázatok, beszerzések lebonyolításának rendje:

Az Önkormányzati Iroda felel az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal vonatkozásában a pályázatokból finanszírozott fejlesztések, programok és beruházások előkészítéséért, megvalósításáért, szoros együttműködésben a projekt tárgya szerint érintett más irodákkal. Az iroda bonyolítja le továbbá az Önkormányzat és a Hivatal vonatkozásában a nem pályázatokból finanszírozott fejlesztések ajánlatkérési eljárásait és a mindennapi működés során felmerülő beszerzéseket. Az alábbiakban pontokba szedve mutatnánk be egy fejlesztés menetét az ötlettől a megvalósításon át a megvalósulás utáni teendőkig.

5.1. Megtörténik a fejlesztési célok meghatározása, jellemzően az alábbi szempontok alapján

választási ciklusra elfogadott koncepciók figyelembevételével,
lakossági igények alapján (körzeti képviselők javaslatai szerint),
műszaki szükségesség felmérésével.

5.2. Forrás biztosításának menete a költségvetési rendelet előkészítése során:

pályázati forrás bevonás lehetőségének mérlegelése,
pályázati lehetőség esetén javaslattétel a döntéshozók felé,
pályázat költségvetésének meghatározása, alátámasztása,
településfejlesztési és pénzügyi bizottság javaslatainak figyelembevétele,
képviselőtestület döntése a pályázaton történő indulásról, illetve a forrásigény költségvetési rendeletbe felvételéről.

5.3. Pályázatok előkészítése, benyújtása, nyertes pályázat esetén azok lebonyolítása:

Pályázatfigyelés

pályázatfigyelés napi rendszerességgel, és a döntéshozók tájékoztatása a lehetőségekről,
részvétel az egyeztetéseken, iránymutatás az adott pályázati lehetőségen történő indulás kapcsán,
döntés előkészítése a pályázaton történő indulásról, szükséges forrás biztosításáról,
pályázat megírása, vagy pályázatíró beszerzése és tevékenységének koordinálása.

Pályázat benyújtása

pályázati anyaghoz szükséges dokumentumok beszerzése, pályázati felhívásnak megfelelő tervek, megalapozó dokumentumok készíttetése vagy elkészítése,
pályázati dokumentáció összeállítása, aláíratása,
dokumentáció sokszorosítása, másolatok hitelesítése, elektronikus formában és papíralapon történő szakszerű tárolása,
pályázati dokumentációk határidőre történő benyújtása,
a jogosultsági és tartalmi ellenőrzés nyomán megküldött hiánypótlási felhívás teljesítése.

A projektek lebonyolítása nyertes pályázat esetén

támogatási szerződés megkötése a támogató szervezettel,
támogatási szerződéshez szükséges mellékletek kitöltése, dokumentumok összegyűjtése,
beruházások megvalósításának menedzselése (közbeszerzések lebonyolítása, árajánlatok kérése összeghatár szerint, szerződéskötések, folyamatos kapcsolattartás a partnerekkel, adatszolgáltatások),
kifizetési kérelmek benyújtása,
projekt előrehaladásának dokumentálása, jelentések benyújtása az érintett hatóságok felé,
változásbejelentések kezelése a beruházás során, a pályázat során tervezettől való eltérések dokumentálása és elfogadtatása a Támogatóval,
határidőfigyelés, szerződésmódosítások menedzselése,
pályázat ütemterv szerinti megvalósítása,
indikátorok, pályázatban előírt intézkedések elvégzése,
kapcsolattartás a Közreműködő Szervezettel,
folyamatos adatszolgáltatások teljesítése,
iratkezelés (európai uniós pályázatok előírásai szerint),
pályázat ellenőrzéseken részvétel,
tájékoztatás- és nyilvánosság biztosítás elvégzése az előírások szerint,
a fenntartási időszak alatt a szükséges adatszolgáltatások elvégzése.

5.4. Közbeszerzési eljárások lebonyolítása

Az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal a közbeszerzési feladatok ellátására éves megbízási szerződéseket köt, melynek keretében felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadók közreműködését vesszük igénybe általános közbeszerzési kérdésekben, a helyi szabályozás naprakészen tartásában, illetve nem uniós pályázatokat érintő közbeszerzési eljárások lebonyolításában. Az európai uniós forrásokból finanszírozott pályázatok kapcsán az elszámolhatóság érdekében projektenként külön-külön megkötött megbízási szerződések szabályozzák a közbeszerzések lefolytatását. A tanácsadók feladata a dokumentáció közbeszerzési-jogi megfelelőségének szavatolása, illetve az eljárások lebonyolítása az Elektronikus Közbeszerzési Rendszer használatával. Azonban valamennyi eljárás aktív közreműködést igényel az iroda részéről az alábbiak szerint:

a közbeszerzési tanácsadó cég számára műszaki-szakmai tartalom összeállítása és megküldése
az eljárás kapcsán határidők, szakmai és gazdasági alkalmassági követelmények, szerződéses feltételek, valamint értékelési szempontok meghatározása
a Képviselő-testület részére előterjesztés készítése, amely alapján az eljárás megindításra kerülhet
a közbeszerzési eljárás során kapcsolattartás a szaktanácsadókkal, az ajánlattevők kérdéseinek megválaszolása, szükséges dokumentációk beszerzése, elkészítése, javítása
az ajánlatok beérkezése után azok ellenőrzése, szakmai jellegű részvétel a szaktanácsadók által végzett hiánypótoltatás és értékelés folyamatában.
tárgyalásos eljárások esetében felhatalmazott bizottság összehívása és a tárgyalás lebonyolításában való közreműködés
bírálóbizottság összehívása, bírálati jegyzőkönyvek készítése, megküldése a tanácsadók számára
javaslat készítése a Képviselő-testület részére a nyertes ajánlattevő kiválasztásáról.
adminisztrációs feladatok ellátása, a bírálóbizottság és a döntéshozók összeférhetetlenségének dokumentálása.
szerződéskötés ügyintézése, egyeztetés a partnerekkel a feladat megkezdéséről.
értesítések megküldése a közbeszerzési lebonyolító felé a fontosabb eseményekről, melyekről hirdetmény feladása szükséges (szerződés aláírása, szerződés teljesülése, esetlegesen szükségessé váló szerződés módosítások).
szerződés szerinti teljesítés folyamatos ellenőrzése, határidők nyomon követése.

VI. Kapcsolattartás

1. A Hivatal további belső szervezeti egységeivel, a Hivatalon kívüli érintett szervekkel és intézményekkel való kapcsolattartás az irodavezető feladatkörébe tartozik. Az irodavezető az ügyintézők által előkészített valamennyi iratot azok aláírásra történő leadása előtt szignóval lát el.

2. Az iroda dolgozói kötelesek egymással együttműködve, a vezető utasításainak megfelelően, legjobb tudásuk szerint végezni feladataikat.