Humánügyi Iroda
I. A Humánügyi Iroda felépítése
1. A Humánügyi Iroda a Hivatal, mint költségvetési szerv belső szervezeti egységeként működik. Az Humánügyi Iroda vezetését a Mór Városi Önkormányzat Jegyzője által e feladattal megbízott irodavezető látja el.
2. A Humánügyi Irodában az irodavezető és három közszolgálati tisztviselő látja el feladatait az alábbi munkakörök szerint:
a) humánügyi irodavezető,
b) irodavezető-helyettes, humánügyi ügyintéző,
c) egészségügyi, sport és humánügyi ügyintéző,
d) humánügyi titkársági ügyintéző,
II. Az Iroda általános és speciális feladatai
1. A Hivatal minden szervezeti egységére vonatkozó általános feladatait, illetve a Humánügyi Iroda speciális, irodára szabott feladatkörét a Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata tartalmazza részletesen.
III. Munkakörökre lebontott feladat- és hatáskörök
A Humánügyi Iroda feladatait négy különböző munkakörben látják el az iroda dolgozói. A feladatok a munkaköröknek megfelelően az alábbiak szerint oszlanak meg:
3.1.Humánügyi irodavezető
a) Közvetlenül irányítja, szervezi és szakmailag segíti a Humánügyi Iroda dolgozóinak munkáját, gondoskodik a Humánügyi Iroda feladatainak ellátásáról, koordinálja és megszervezi azok végrehajtását.
b) Biztosítja az irodán belül a munkarend betartását, a hivatal más részlegeivel való koordinációt és rendszeres kapcsolattartást, gondoskodik a munka folyamatos viteléről, a távollevők helyettesítéséről.
c) Részt vesz a képviselő-testület, a társulási tanácsok és a Humánügyi Iroda feladatköréhez kapcsolódó bizottság ülésein, szakterületét érintően segíti a képviselő-testület, a társulási tanácsok, a bizottságok és a tisztségviselők munkáját.
d) Gondoskodik az Humánügyi Iroda által készítendő előterjesztések összeállításáról, a bizottsági ülések dokumentációjáról.
e) Ellátja az önkormányzat által fenntartott nevelési és közművelődési intézmények fenntartói feladatait, az egészségügyi alapellátással kapcsolatos szakmai egyeztetések koordinálását, valamint a Móri Többcélú Kistérségi Társulás (továbbiakban: MTKT) által fenntartott óvoda fenntartói feladatait.
f) Igény, meghívás alapján részt vesz az intézményeket érintő programokon, értekezleteken, továbbképzéseken, rendezvényeken.
g) Fenntartóktól függetlenül, a Humánügyi Iroda szakfeladataihoz kapcsolódó intézmények munkájának segítése, ez irányú rendszeres kapcsolattartás. Az intézményekben igény szerint szakmai tájékoztatók tartása, intézményvezetői értekezletek koordinálása.
h) A közoktatási, közművelődési intézmények vezetői, a Védőnői és Iskola-egészségügyi Szolgálat közalkalmazottait érintő pályázati eljárások lebonyolítása.
i) Az intézményekre vonatkozó előterjesztések elkészítése, testületi határozatok végrehajtásának szervezése, ellenőrzése, valamint a végrehajtásban való közreműködés.
j) Az intézményvezetőkkel, civil szervezeti vezetőkkel rendszeres kapcsolattartás.
k) Kezeli az intézményvezetők személyi anyagát, vagyonnyilatkozatát.
l) A Városi Érdekegyeztető Tanács üléseinek előkészítése és ezzel összefüggő állásfoglalások, döntések érintettekhez való eljuttatása, a végrehajtás szervezése.
m) A Humánügyi Irodát érintő városi rendezvények szervezése, teljeskörű lebonyolítása az éves rendezvénynaptár alapján.
n) A városi ösztöndíjak, az egyéb pályázatokkal kapcsolatos feladatok koordinálása (Felsőoktatási ösztöndíj, Bursa Hungarica, és a civil szervezetek pályázatai).
o) A városi címekre, elismerésekre, díjakra (Mór Város Díszpolgára, Pro Urbe Díj, Mór Város Kiváló Pedagógusa, Mór Város Sportjáért, az „Év Tűzoltója”, az „Év Rendőre”, valamint az „Akikre büszkék vagyunk”, az „Év legeredményesebb móri tanulója”, és a „Kovalovszky Miklós Közszolgálati Díj”) elismerésre beérkezett javaslatok feldolgozása, bizottsági és testületi előterjesztések elkészítése. A városi kitüntető címekhez kapcsolódó központi ünnepségek megszervezése, a Móri Diák Művészeti Fesztivál szervezése, az Adventi ünnepélyes gyertyagyújtás műsorainak szervezése, koordinálása.
p) A jogszabályi kereteken belül az intézményi átfogó ellenőrzéseknél - az ellenőrzés jellegétől függően- szakmai segítséget nyújt.
q) A városban működő intézményekkel, az egyházakkal, a civil szervezetekkel, - a Humánügyi Iroda feladatkörét érintően- a kapcsolatot tartja, az egyeztetéseket végzi.
r) Az idegenforgalmi, turisztikai feladatokkal összefüggő szervezői teendők koordinálása.
s) A városról megjelenő, Mórt bemutató kiadványok, és egyéb tájékoztató anyagok készítése, a városi rendezvények részletes forgatókönyveinek megírása, - igény szerinti - ünnepi beszéd írása, hivatalos levelezés lebonyolítása.
3.2. Az irodavezető-helyettes, humánügyi ügyintéző
a) Munkaköri feladatait az önkormányzati fenntartású intézmények, védőnői és iskolaegészségügyi szolgálat közalkalmazottjaira vonatkozóan végzi.
b) Elkészíti az új felvételes dolgozóknak a közalkalmazotti jogviszony beszámítását (fizetési fokozathoz, jubileumi jutalomhoz, végkielégítéshez) és a munkáltató által a fizetési osztályba sorolás után elkészíti a kinevezéssel kapcsolatos okiratokat a KIRA rendszerben. Az elkészített okiratokat eljuttatja az önállóan működő intézményekhez ellenőrzés, sokszorosítás és aláírás végett. Az intézményvezetők, védőnői és iskolaegészségügyi szolgálat dolgozói esetén az elkészített okiratokat sokszorosítva aláírásra továbbítja a Polgármester felé. A Költségvetési és Adóügyi Iroda vezetőjével, illetve annak helyettesével pénzügyi ellenjegyezteti az illetményt érintő iratokat. Aláírások és hitelesítés után, számfejtésre átadja a KIRA programon keresztül a MÁK illetményszámfejtő rendszerébe, majd postai úton, továbbítja a MÁK felé.
c) Elkészíti az KIRA rendszerben az intézmények dolgozóinak a kinevezés hosszabbítását, átsorolását, a közalkalmazotti jogviszony megszüntetésével kapcsolatos iratokat. Ellenőrzi, hogy a bérkeret rendelkezésre áll. Az elkészített okiratokat eljuttatja az önállóan működő intézményekhez ellenőrzés, sokszorosítás és aláírás végett. Az intézményvezetők, védőnő és iskolaegészségügyi szolgálat dolgozói esetén az elkészített okiratokat sokszorosítva aláírásra továbbítja a Polgármester felé. A Költségvetési és Adóügyi Iroda vezetőjével, illetve annak helyettesével pénzügyi ellenjegyezteti az illetményt érintő iratokat. Aláírások és hitelesítés után, számfejtésre átadja a KIRA programon keresztül a MÁK illetményszámfejtő rendszerébe, majd postai úton, továbbítja a MÁK felé.
d) Megbízási szerződések alapján rögzíti a szerződésben szereplő adatokat és a szakmai teljesítés igazolás alapján számfejti a megbízási díjat (pl.: szociális gondozási díjat is), majd továbbítja a hóközi kifizetésről szóló iratot a Költségvetési és Adóügyi Irodára.
e) Folyamatosan karbantartja a dolgozók személyi adatait, átvezeti a nyilvántartáson a változásokat.
f) Igény szerint adatot szolgáltat a Költségvetési és Adóügyi Iroda részére (pl. éves költségvetési rendelet előkészítéséhez / intézményenként).
g) Minden hónapban rögzíti a KIRA rendszerben az intézmények, védőnő és iskolaegészségügyi szolgálat dolgozói által közölt távolléteket (szabadság, keresőképtelenség, CSED, GYED, GYES), mozgóbér adatokat (ügyelet, helyettesítés, túlmunka, műszakpótlék stb.) valamint az egyéb juttatásokat (bérlet, munkába járás, kiküldetés, jutalom, jubileumi jutalom, jövedelem kiegészítés, cafetéria elemek / dolgozónként…stb.).
h) Gondoskodik a MÁK-tól kapott adóbevallási iratok kiadásáról és határidőre történő összegyűjtéséről, valamint az adó 1%-áról, a nyilatkozatok továbbításáról. Rögzíti a KIRA rendszerben a dolgozók nyilatkozata alapján, hogy önadózók vagy a MÁK készíti el az adóbevallásukat,
i) Határidőre elkészíti az SZJA bevalláshoz az előző évi intézményi kifizetésekről az igazolásokat és gondoskodik ezek továbbításáról.
j) Gondoskodik a bérjegyzékek kinyomtatásáról a MÁK e-adat rendszeréből 2 példányban 1 pl. intézményekhez történő eljuttatásáról, valamint a másodpéldányainak lefűzéséről, irattárba helyezéséről.
k) Jövedelem és munkaviszony igazolásokat készít.
l) Minden év elején bekéri az intézmények közalkalmazottjaitól az éves cafatéria juttatásokra vonatkozó nyilatkozatokat, melyeket ellenőrizését követően, rögzít és feldolgoz.
m) A beérkezett munkabér előleg iránti kérelmeket ellenőrzi, hogy adott dolgozónak van-e folyamatban munkabér előlege, majd továbbítja a jegyző felé ellenjegyzésre. A KIRA rendszerben rögzíti a munkabér előleg összegét és a levonás időtartamát. A havi munkabér előlegekről készített táblázatot megküldi a MÁK ügyintézőjének.
n) Elkészíti negyedévente az üres álláshelyekről a jelentést a KIRA rendszerben és a kinyomtatott példányt továbbítja a MÁK felé.
o) Elkészíti a biztosítotti bejelentést a KIRA rendszerben a NAV felé.
p) Naponta figyeli a MÁK e-adat rendszeren küldött – hóközi kifizetések jegyzékét és egyéb jegyzékeket, tájékoztatásokat.
q) Elkészíti a beszámoló bér és létszámadatait tartalmazó űrlapokat.
r) A szociális ágazati pótlék igénylése, elszámolás készítése az ÖNEGM rendszerben, KSH egészségügyi ellátás dokumentumon adatot szolgáltat az állás és létszám kimutatásról a védőnő és iskolaegészségügyi szolgálat tekintetében.
s) Adatot szolgáltat az oktatási intézmények statisztikájához a KIR rendszerben.
t) Az irodai munkatársak távolléte esetén ellátja a helyettesítési feladatokat.
u) Kapcsolatot tart az intézmények vezetőivel, titkári feladatokat ellátó dolgozóival, segíti munkájukat (közalkalmazotti jogviszony megszüntetése esetén pl. nyugdíjazás miatt, új dolgozó besorolása fizetési osztályba, egyéb jogszabályokkal és azok módosításainak értelmezésében, alkalmazásában).
ü) A humánügyi irodavezető távollétében vezetői értekezleten részt vesz, a humánügyi irodavezető helyett aláírásra jogosult.
v) A Humánügyi Iroda és az intézmények között létrejött „Együttműködési megállapodás a személyi és munkaügyi feladatok ellátására vonatkozóan” című megállapodásban rögzített humánügyi ügyintézői feladatokat ellátja.
3.3. Egészségügyi, sport és humánügyi ügyintéző
a) Feladata az önkormányzat sport és ifjúsági ügyeihez, valamint az egészségügyi alapellátáshoz, az egészséges életmód segítését célzó szolgáltatásokhoz kapcsolódó tevékenységek ellátása, ezen belül az ifjúsági és sporttevékenység – intézmények, szakosztályok közötti – koordinálása, szervezése.
b) Egészségügyi alapellátással kapcsolatos feladatok:
- 14 háziorvosi (6 háziorvosi, 4 gyermek háziorvosi, 4 fogorvosi körzettel), 5 területi és 2 iskola-egészségügyi körzet - statisztikáival és nyilvántartásaival kapcsolatos feladatok ellátása; kapcsolattartás Móri Járási Hivatal Népegészségügyi Osztályával, OEP-pel, ágazati szervekkel,
- védőnői, anya és csecsemővédelmi ügyek intézése,
- iskola egészségügyi feladatok ellátásának koordinálása,
- az egészségügyi alapellátással kapcsolatos hivatali előterjesztések, jelentések összeállítása, döntések végrehajtása.
c) Szakterületét érintően részt vesz az Egészségügyi és Szociális Bizottság, valamint az Oktatási, Kulturális és Sport Bizottság működésének szakmai és előkészítő munkájában (bizottsági, testületi előterjesztések elkészítése), az e területeket érintő jogszabályi változások, pályázatok figyelésében.
d) Az Európai Uniós referens kérésére közreműködik az egészségügyi, ifjúsági és sport tárgyú pályázatok figyelésében, pályázatok, pályáztatások előkészítésében és az önkormányzat e területeit érintő, önkormányzat által benyújtandó pályázatok előkészítésében.
e) Feladatai közé tartozik a Hátrányos Helyzetű Tanulók Arany János tehetséggondozó programjának koordinálása.
f) Munkakörébe tartozik a városi közalapítványokkal kapcsolatos feladatok koordinálása, az Önkormányzati Irodával együttműködve.
g) Végzi a MTKT Meseház Óvoda Egységes Óvoda-Bölcsőde valamennyi közalkalmazottjának teljeskörű személyi- és munkaügyi feladatainak ellátását. Adatszolgáltatás a MÁK illetményszámfejtőhelye felé - a KIRA programon keresztül - szociális ágazati pótlék igénylése és elszámolása ÖNEGM rendszerben, valamint az Oktatási Hivatal KIR rendszerébe adatszolgáltatás, adatok feltöltése dologi és személyi kiadások tekintetében. Az éves helyi költségvetési rendelet személyi előirányzatainak előkészítése a közalkalmazottakat érintő személyi juttatások kidolgozása, összesítése.
h) Nyugdíjas tovább foglalkoztatott közalkalmazottakkal kapcsolatos ügyek intézése (GYEMSZI rendszerben igénylés, elszámolás).
i) Elkészíti az Oktatási Hivatal KIR rendszerében a kötelező adatszolgáltatásokat, valamint a Humánügyi Iroda feladatkörébe illeszkedő pályázatokat elektronikusan rögzíti.
j) Irodai munkatársak távolléte esetén ellátja a helyettesítési feladatokat.
k) A humánügyi irodavezető távollétében részt vesz a képviselő-testület, a társulási tanácsok és a Humánügyi Iroda feladatköréhez kapcsolódó bizottságok ülésein, szakterületét érintően segíti a képviselő-testület, a társulási tanácsok, a bizottságok és a tisztségviselők munkáját, továbbá gondoskodik az iroda által készítendő előterjesztések összeállításáról, a bizottsági ülések dokumentációjáról.
l) A Humánügyi Iroda és az intézmények között létrejött „Együttműködési megállapodás a személyi és munkaügyi feladatok ellátására vonatkozóan” című megállapodásban rögzített humánügyi ügyintézői feladatokat ellátja.
3.4. Humánügyi titkársági ügyintéző
- Ellátja a Humánügyi Iroda ügykezelői és ügyviteli feladatait, gondoskodik a bizottsági, testületi előterjesztések és egyéb iratok gépeléséről, sokszorosításáról, az Oktatási, Kulturális és Sport Bizottság, valamint az MTKT Oktatási Bizottság üléseire az előterjesztések és meghívók kiküldéséről, jegyzőkönyvek vezetéséről, az előírásoknak megfelelő továbbításáról, továbbá a bizottságok határozatainak nyilvántartás vezetéséről, a határozatok aláíratásáról.
- Szükség esetén a Humánügyi Iroda intézményvezetői értekezleteiről, a VÉT, ill. szakmai szakértői bizottságok üléseiről feljegyzést vagy emlékeztetőt készít.
- Végzi a Humánügyi Irodán a pályázatok átvételét, feldolgozását, regisztrálását (Önkormányzati Felsőoktatási; Bursa Hungarica; Civil pályázatok).
- Nyilvántartja az intézményvezetők, a Védőnő és Iskolaegészségügyi Szolgálat közalkalmazottjai szabadságát, valamint elkészíti a Humánügyi Iroda irodai távolléti jelentéseket.
- Részt vesz - az irodára vonatkozóan - a városi honlap anyagainak továbbításában.
- A „Cafetéria juttatással” kapcsolatos feladatok elvégzése.
- A Polgármesteri Hivatal számítógépén a nyilvános dokumentumok (W) között figyelemmel kíséri a jogszabályváltozásokat, melyeket kinyomtatva át ad a humánügyi irodavezetőnek.
- A humánügyi irodavezető iratainak iktatása, az ügyintézők által elkészített iratok iktatásának, postázásának előkészítése, azok továbbítása a feladatot ellátó köztisztviselők részére.
- Vezeti a humánügyi irodavezető előadói munkanaplóját, és az irodavezető által kért nyilvántartásokat elkészíti, aktualizálja.
- Intézményi dolgozók KIRA rendszerbe feltöltött adatainak (távollét, mozgóbér, útiköltség., stb.) ellenőrzése.
- Városi rendezvények előkészítésében való közreműködés.
- Irodaszer rendelés (negyed évente).
- Elkészíti a megrendeléseket és vezeti az irodára vonatkozó kötelezettségvállalási bizonylatokat és a hozzá tartozó dokumentumokat.