Projekt Iroda

  • létrehozva: 2018. 01. 16.
  • frissítve: 2018. 03. 29.

I. A Projekt Iroda felépítése

1. A Projekt Iroda (a továbbiakban: Iroda) a Móri Polgármesteri Hivatal (a továbbiakban: Hivatal), mint költségvetési szerv belső szervezeti egységeként működik. Az Iroda vezetését a jegyző által e feladattal megbízott irodavezető látja el.

2. Az Irodában az irodavezető (projekt irodavezető), három- irodavezetőnek alárendelt - közszolgálati tisztviselő látja el feladatait az alábbi munkakörök szerint:

  1. Projektmenedzser
  2. Jogi- és közbeszerzési referens
  3. Műszaki ügyintéző

 

II. Az Iroda általános és speciális feladatai

1. A Hivatal minden szervezeti egységére vonatkozó általános feladatait, illetve az Iroda speciális, irodára szabott feladatkörét a Móri Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata tartalmazza részletesen.

 

III. Munkakörökre lebontott feladat- és hatáskörök

  1. Az Iroda feladatait négy különböző munkakörben látják el az iroda dolgozói. A feladatok a munkaköröknek megfelelően az alábbiak szerint oszlanak meg:
     
  1. Irodavezető
  1. Feladata a pályázatok előkészítésének, lebonyolításának szervezése, végrehajtása
  2. Európai Uniós pályázatokkal összefüggő koordinációs feladatok ellátása.
  3. Pályázatok projektmenedzsment feladatainak ellátása, koordinálása
  4. ellenőrzi a projekt során elkészített termékek, átadott produktumok minőségét, részt vesz az átadás-átvételi eljárásokban,
  5. részt vesz a projekt felső szintű operatív és stratégiai jellegű egyeztetésein,
  6. ellátja a projekt külső képviseletét a partnerekkel, az Irányító Hatósággal és a Közreműködő Szervezettel folytatott tárgyalásokon, egyeztetéseken a Projektirányító Testület vezetője által meghatározott körben.
  7. A Polgármesteri Hivatalban működő egyes irodák pályázattal foglalkozó előadóinak koordinálása, munkájuk elősegítése.
  8. Kapcsolattartás: Önkormányzati Irodával, Költségvetési és Adóügyi Irodával, Városfejlesztési-és üzemeltetési Irodával, Városi Televízióval, a pályázatírásban közreműködő szervezetekkel napi kapcsolattartás.
  9. Képviselő-testületi, Településfejlesztési és Pénzügyi Bizottság ülésére javaslatok előkészítése.
  10. Figyelemmel kíséri a nemzetközi, országos regionális és megyei pályázati lehetőségeket, javaslatot tesz a pályázatok benyújtására és a döntés után gondoskodik azok határidőben történő, szakszerű benyújtásáról (címzett és céltámogatások, egyéb pályázatok).
  11. Irányítja az önkormányzat és a hivatal közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos hivatali tevékenységet.
  12. A Projekt Iroda feladataival összefüggésben közreműködik a képviselő-testület gazdasági programjainak és éves költségvetés összeállításának, az időközi és záróbeszámolók, mérlegek készítésében, ellenőrzi azok előírásainak betartását, intézi az iroda feladatkörét érintő módosítások, átcsoportosítások előkészítését, ellenőrzi azok előírásainak betartását, intézi az iroda feladatkörét érintő szükséges módosítások, átcsoportosítások előkészítését.
  13. Az iroda feladatkörében személyesen kapcsolatot tart a képviselő-testület bizottságainak elnökeivel és a képviselőkkel.
  14. Figyelemmel kíséri a projektekhez, közbeszerzéshez kapcsolódó helyi szabályozást – önkormányzati rendeletek, határozatok – javaslatot tesz módosításra, aktualizálásra.
  15. Felelős a Projekt Iroda előkészítésében készülő bizottsági és képviselő-testületi előterjesztések szakmai megalapozottságáért.
  16. Felelős a jegyző által a Projekt Iroda köztisztviselőire szignált képviselő-testületi döntések határidőben, szakszerűen történő végrehajtásáért, a végrehajtásról adott írásbeli jelentés elkészítéséért.
  17. A Projekt Irodát érintően megszervezi és irányítja a képviselői interpellációk, közérdekű bejelentések, javaslatok és lakossági észrevételek alapján elvégzendő feladatokat, ellenőrzi azok végrehajtását, gondoskodik a válaszadásról.
  18. Az irodát érintő ügyeket kiszignálja az iroda ügyintézőire.
  19. Gondoskodik az irodánál az ügyintézési, iratkezelési szabályok betartásáról, a határidőn belüli törvényes és szakszerű ügyintézésről, az előírt nyilvántartások naprakész vezetéséről és a leírási tevékenység ellátásáról.
  20. A jegyző és a polgármester által szabályozott körben végzi az iroda által előkészített iratanyagok kiadmányozását.
  21. A pályázati döntés-előkészítő anyagokat az illetékes bizottsággal, illetve bizottságokkal véleményezteti.
  22. Vezetői utasítás, illetve felkérés szerint részt vesz a hivatal feladatkörébe tartozó –elsősorban – a Projekt Irodát érintő – egyéb feladatok megoldásában.

 

1.2. Projektmenedzser

  1. Az önkormányzati feladatokhoz, fejlesztési koncepcióhoz kapcsolódó pályázati lehetőségek figyelemmel kísérése, az esetlegesen szóba jöhető pályázati lehetőség ismertetése a döntéshozókkal.
  2. A benyújtandó pályázati anyagok előkészítése, illetve benyújtása.
  3. Európai Uniós pályázatokkal összefüggő koordinációs és adminisztratív jellegű feladatok ellátása.
  4. Pályázatokkal kapcsolatos ajánlatkérési eljárások lebonyolítása, szükséges előterjesztések készítése
  5. Projektmenedzserként adott pályázatoknál:
    • biztosítja a projekt hatékony és határidőre történő lebonyolításához szükséges információkat, kiemelt szerepet tölt be a projekt operatív végrehajtó szervezetei és az Önkormányzat közötti kapcsolattartásban,
    • koordinációs feladatokat lát el az Önkormányzat projektben érintett szervezeti egységei, illetve munkatársai felé,
    • előkészíti az Önkormányzat jóváhagyását igénylő, magas szintű döntéseket,
    • folyamatmenedzsment tevékenységet lát el a projekt előkészítés és megvalósítás időszakában,
    • a projekt-előkészítés és megvalósítás cselekvési programjának irányítása, a szakmai szolgáltatásokat végző szervezetek, személyek (műszaki ellenőrzés, nyilvánosság, könyvvizsgálat stb.) munkájának koordinációja,
    • közreműködés a szerződések előkészítésében (Támogatási Szerződés, kivitelező, szolgáltatási szerződések),
    • a projektmenedzsment (projekt monitoring, előrehaladási jelentések, projektrendezvények, szakmai és pénzügyi beszámolók, projekt zárójelentés, stb.) feladatok szakmai irányítása,
    • ellenőrzi a projekt során elkészített termékek, átadott produktumok minőségét, részt vesz az átadás-átvételi eljárásokban,
    • részt vesz a projekt felső szintű operatív és stratégiai jellegű egyeztetésein,
    • ellátja a projekt külső képviseletét a partnerekkel, az Irányító Hatósággal és a Közreműködő Szervezettel folytatott tárgyalásokon, egyeztetéseken a Projektirányító Testület vezetője által meghatározott körben.
  6. Kapcsolattartás: Önkormányzati Irodával, Városfejlesztési- és üzemeltetési Irodával, Költségvetési és Adóügyi Irodával, Városi Televízióval, a pályázatírásban közreműködő szervezetekkel napi kapcsolattartás.
  7. Képviselő-testületi, Településfejlesztési és Pénzügyi Bizottság ülésére javaslatok előkészítése.
  8. Vezetői utasítás, illetve felkérés szerint részt vesz a hivatal feladatkörébe tartozó - elsősorban a Projekt Irodát érintő – egyéb feladatok megoldásában.

 

1.3. Jogi és közbeszerzési referens

Közbeszerzési ügyek tekintetében:

  1. Állandó tagként részt vesz a közbeszerzési előkészítő munkacsoportban,
  2. Gondoskodik az éves összesített közbeszerzési terv, az éves statisztikai összegzés és az előzetes összesített tájékoztató határidőben történő elkészítéséről
  3. Ellátja a közbeszerzésekkel kapcsolatos valamennyi adminisztratív feladatot, elkészíti az iratokat, jegyzőkönyveket, felel az eljárások dokumentálásáért,
  4. Gondoskodik a kiegészítő tájékoztatás valamennyi érintett részére határidőben történő megküldéséről, közzétételéről,
  5. Összehívja és dokumentálja a Bíráló Bizottsági ülést,
  6. A közbeszerzés tárgya szerint feladatkörében érintett Iroda vezetője részére előkészíti – és amennyiben szükséges – a Jegyző közreműködésével a hivatal jogi képviselőjével véleményezteti a nyertes ajánlattevőnek minősített szervezettel, (személlyel) megkötendő, az eljárást megindító hirdetmény/felhívás és a közbeszerzési dokumentumok feltételeinek, valamint az ajánlat tartalmának megfelelő szerződést,
  7. Gondoskodik a közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatban keletkezett valamennyi iratnak a jogszabályokban meghatározott ideig történő megőrzéséről, az ennek megfelelő irattározásáról, közzétételéről.
  8. Együttműködik az Önkormányzat által megbízott akkreditált közbeszerzési szakértővel.
  9. Gondoskodik a vállalkozási szerződés aláírásáról és közzétételéről.
  10. Előkészíti a közbeszerzések elindításához és lezárásához kapcsolódó előterjesztéseket.

Beszerzési és egyéb ügyek tekintetében

  1. Pályázatokkal kapcsolatos ajánlatkérési eljárások lebonyolítása a beszerzési szabályzat szerint, szükséges előterjesztések készítése,
  2. Vállalkozási és megbízási szerződések előkészítése, egyeztetése,
  3. Kapcsolattartás: Önkormányzati Irodával, Városfejlesztési- és üzemeltetési Iroda, Költségvetési és Adóügyi Irodával,
  4. Képviselő-testületi, Településfejlesztési és Pénzügyi Bizottság ülésére javaslatok előkészítése.
  5. Közreműködik a Projekt irodavezető által meghatározott projekt feladatok végrehajtásában.
  6. Vezetői utasítás, illetve felkérés szerint részt vesz a hivatal feladatkörébe tartozó - elsősorban a Projekt Irodát érintő – egyéb feladatok megoldásában.
  7. Anyakönyvvezetői feladatok ellátása
     

1.4. Műszaki ügyintéző

  1. Benyújtandó pályázatok előkészítéséhez műszaki tervdokumentációk, költségvetések elkészítése, elkészíttetésének megrendelése-koordinálása.
  2. Tervezőkkel történő egyeztetések, tervezési folyamatok nyomon követése, tervellenőrzés
  3. Építési engedélyekkel, használatba vételi engedélyekkel kapcsolatos ügyintézés.
  4. közreműködés az önkormányzat beruházásaihoz kapcsolódó beszerzések lebonyolításában, szerződések előkészítésében (tervező, kivitelező, szolgáltatási szerződések)
  5. Kapcsolattartás a Városfejlesztési, -üzemeltetési Irodával
  6. Adatszolgáltatás a vagyonkataszterben történő változásokkal kapcsolatban a Költségvetési és Adóügyi Iroda számára.
  7. Kapcsolattartás a közbeszerzési feladatok ellátásában közreműködő vállalkozással, adatszolgáltatás nyújtása, ezzel kapcsolatos előterjesztések elkészítése.
  8. A Településfejlesztési és Pénzügyi Bizottság, valamint a Képviselő-testület döntési körébe tartozó ügyek előterjesztéseinek készítése