Önkormányzati Iroda

  • létrehozva: 2016. 06. 20.
  • frissítve: 2016. 10. 28.

I. Az Önkormányzati Iroda felépítése

1. Az Önkormányzati Iroda (a továbbiakban: Iroda) a Móri Polgármesteri Hivatal (a továbbiakban: Hivatal), mint költségvetési szerv belső szervezeti egységeként működik. Az Iroda vezetését a jegyző által e feladattal megbízott irodavezető látja el.

2. Az Irodában az irodavezető, hét - irodavezetőnek alárendelt - közszolgálati tisztviselő és egy – irodavezetőnek alárendelt - munkaviszonyban álló személy látja el feladatait az alábbi munkakörök szerint:

a) irodavezető,

b) irodavezető-helyettes,

c) titkársági és személyügyi ügyintéző,

d) személyügyi ügyintéző,

e) szervezési ügyintéző,

f) titkársági és számítástechnikai ügyintéző,

g) iratforgalmi adminisztrátor,

h) iktató adminisztrátor,

i) gépkocsivezető.

 

II. Az Iroda általános és speciális feladatai

1. A Hivatal minden szervezeti egységére vonatkozó általános feladatait, illetve az Iroda speciális, irodára szabott feladatkörét a Móri Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata tartalmazza részletesen.

 

III. Munkakörökre lebontott feladat- és hatáskörök

1. Az Iroda feladatait kilenc különböző munkakörben látják el az iroda dolgozói. A feladatok a munkaköröknek megfelelő az alábbiak szerint oszlanak meg:

1.1. Irodavezető

  1. közvetlenül irányítja, szervezi és szakmailag segíti az Iroda dolgozóinak munkáját, gondoskodik az Iroda feladatainak ellátásáról, koordinálja és megszervezi azok végrehajtását;
  2. biztosítja az Irodán belül a munkarend betartását, a hivatal más részlegeivel való koordinációt és rendszeres kapcsolattartást, gondoskodik a munka folyamatos viteléről, a távollevők helyettesítéséről;
  3. részt vesz a képviselő-testület, a társulási tanácsok és – igény szerint – a bizottságok ülésein, segíti a képviselő-testület, a társulási tanácsok, a bizottságok és a tisztségviselők munkáját;
  4. gondoskodik az Iroda által készítendő előterjesztések összeállításáról, a testületi és tanácsi ülések dokumentációjáról;
  5. közreműködik a képviselő-testület és a társulási tanácsok munkájának összehangolásában, a működés feltételeinek, a döntések szakszerűségének és törvényességének biztosításában;
  6. szervezi a képviselő-testület és a társulási tanácsok üléseinek előkészítését, az anyagok összeállítását és leadását, részt vesz a hivatali előterjesztések kidolgozásában;
  7. felülvizsgálja a képviselő-testület és a társulási tanácsok üléseinek anyagait és a döntések tervezeteit, közreműködik a véglegesítésben, határozati javaslatok és rendelet-tervezetek kialakításában;
  8. szervezi a képviselő-testület és a társulási tanácsok üléseinek jegyzőkönyvei, valamint a rendeletek és határozatok szerkesztését, gondoskodik a rendeletek és határozatok érdekeltekhez való továbbításáról;
  9. figyelemmel kíséri, illetve az Iroda feladatkörét érintő kérdésekben szervezi a testületi és társulási tanácsi határozatok végrehajtását és biztosítja, hogy a végrehajtás helyzetéről a testület és a társulási tanácsok rendszeres tájékoztatást kapjanak;
  10. közreműködik a tisztségviselői intézkedések, levelezések, előterjesztések tervezeteinek elkészítésében;
  11. közreműködik a választások előkészítésével és lebonyolításával összefüggő hivatali feladatok megszervezésében, összehangolásában;
  12. ellátja az önkormányzatok, társulások és az általuk fenntartott költségvetési szervek törzskönyvi nyilvántartásával kapcsolatos feladatokat;
  13. részt vesz az önkormányzat, illetve a hivatal szerződéseinek előkészítésében, jogi véleményezésében;
  14. nyilvántartja a jegyzői és polgármesteri utasításokat, szabályzatokat;
  15. figyelemmel kíséri a Központi Statisztikai Hivatal részére készítendő statisztikai adatszolgáltatásokat;
  16. szervezi a kormányhivatal törvényességi felügyeleti hatáskörben kért adatszolgáltatások teljesítését;
  17. publikálja a Nemzeti Jogszabálytár rendszerben az önkormányzati rendeleteket;
  18. gondoskodik a közérdekű adatok honlapon történő közzétételéről az irodák adatszolgáltatásai alapján.

1.2. Irodavezető-helyettes

  1. közreműködik a testületi ülések és fórumok előkészítésében, az Iroda által készítendő előterjesztések kidolgozásában és összeállításában;
  2. közreműködik a képviselő-testületi és társulási tanácsi döntések végrehajtásának szervezésében,
  3. közreműködik a tisztségviselők és a testületek részére szükséges adatok és információk összegyűjtésében, összesítésében és feldolgozásában, az irodákkal történő koordinációban és kapcsolattartásban;
  4. részt vesz az Iroda feladatkörébe tartozó ügyek érdemi elintézésében, a választásokkal kapcsolatos feladatok megoldásában;
  5. részt vesz az önkormányzat, illetve a hivatal szerződései előkészítésében, jogi véleményezésében;
  6. végzi a személy- és munkaügyi feladatok, valamint a központi iktató közvetlen szakmai segítését, irányítását;
  7. közreműködik az önkormányzat, társulások és az általuk fenntartott költségvetési szervek törzskönyvi nyilvántartásával kapcsolatos feladatok ellátásában,
  8. ellátja a társasházak törvényességi felügyletével kapcsolatos feladatokat.

1.3. Titkársági és személyügyi ügyintéző

1.3.1. Az Iroda informatikai, számítástechnikai és adminisztrációs feladataival kapcsolatban:

  1. gondoskodik a képviselő-testület és a társulási tanácsok üléseire az előterjesztések előkészítéséről, és a képviselő-testület, valamint a társulási tanácsok elé kerülő anyagok elektronikus úton történő továbbításáról, illetve sokszorosításáról;
  2. ellátja a képviselő-testületi és társulási tanácsi határozatok és önkormányzati rendeletek hivatali jogtárban való elhelyezéséhez szükséges előkészítő és nyilvántartó feladatokat;
  3. a képviselő-testület ülésein működteti a Microvoks hanganyagrögzítő- és szavazórendszert, legépeli a jegyzőkönyv szó szerinti szövegét a hanganyag alapján;
  4. gondoskodik a jogszabálygyűjtemény pótlapjainak folyamatos cseréjéről, valamint az egyéb iratok gépeléséről, sokszorosításáról, postázásáról;
  5. gondoskodik az aláírt rendeletek hivatali hirdetőtáblán határidőben történő kifüggesztéséről;
  6. gondoskodik a rendeletek és határozatok érdekeltekhez való továbbításáról;
  7. gondoskodik az előterjesztések honlapon történő közzétételéről;
  8. részt vesz a városi honlap szerkesztésében;
  9. nyomon követi a hivatali email címre és a Belügyminisztérium levelezési rendszeréből érkező leveleket;
  10. vezeti az összevont vezetői értekezleteken, illetve az Iroda irodai értekezletein a jegyzőkönyvet.

1.3.2. A személyi ügyek tekintetében:

  1. gondoskodik az Iroda dolgozói tekintetében a jelenléti ívek rendszerezéséről;
  2. szabadság nyilvántartást vezet az Iroda dolgozói, az irodavezetők, és a belső ellenőr tekintetében;
  3. vezeti a közszolgálati alapnyilvántartást;
  4. gondoskodik a hivatali dolgozók közszolgálati igazolványainak kiállításáról illetve bevonásáról;
  5. elkészíti a szükséges statisztikát és az üres álláshely jelentést;
  6. közreműködik a képernyő előtti munkavégzéshez szükséges védőszemüveg költségtérítésének megvalósulásában;
  7. kezeli a közszolgálati tisztviselők teljesítményértékelésére szolgáló TÉR rendszert;
  8. előkészíti a közszolgálati jogviszony létrehozásával, módosításával, megszüntetésével és az illetményváltozással kapcsolatos iratokat;
  9. gondoskodik a Magyar Államkincstárral történő kapcsolattartásról illetve a megfelelő adatszolgáltatásról;
  10. ellátja a foglalkozás-egészségüggyel kapcsolatos feladatokat;
  11. nyomon követi az orvosi alkalmassági vizsgálatok esedékességét, ellátja az ezzel kapcsolatos teendőket;
  12. gondoskodik a Hivatal éves szabadságolási tervének elkészítéséről.

1.4. Személyügyi ügyintéző

1.4.1. Testületi ügyek tekintetében:

  1. részt vesz a helyi nemzetiségi önkormányzati képviselő-testületi ülések előkészítésében, megszerkeszti jegyzőkönyveit, valamint felterjesztés céljából továbbítja azokat a Nemzeti Jogszabálytárba;
  2. gondoskodik a nemzetiségi önkormányzatok határozatainak nyilvántartásáról;
  3. közreműködik az Iroda által készítendő előterjesztések kidolgozásában és összeállításában,
  4. gondoskodik a jogszabályoknak megfelelő címerhasználati engedélyek előkészítéséről.

1.4.2. Személyi ügyek tekintetében:

  1. gondoskodik a tanulmányi szerződések előkészítéséről;
  2. előkészíti a diákmunka-, illetve gyakornoki program keretében foglalkoztatottak személyügyi intézkedéseit;
  3. átfogóan koordinálja a hivatali dolgozók alkalmazási iratainak elkészítését;
  4. a KIRA rendszerben gondoskodik a hitelesítésről és bérszámfejtésre átadásról;
  5. évenként felülvizsgálja a cafeteria juttatás részletszabályait tartalmazó szabályzatot, tájékoztatja a hivatal dolgozóit az éves cafeteria keretről, annak lehetséges felhasználási módozatairól, begyűjti és a Költségvetési és Adóügyi Irodának továbbítja a felhasználásra vonatkozó nyilatkozatokat;
  6. ellátja a rendkívüli munkaidővel kapcsolatos adminisztrációs teendőket;
  7. koordinálja a munkába járással kapcsolatos költségtérítés és utazási kedvezmény igénylést;
  8. a Hivatal informatikusával együttműködve gondoskodik a hivatali dolgozók informatikai hozzáféréseinek kezeléséről;
  9. nyomon követi a hivatali dolgozók ügykezelői, közigazgatási alapvizsga és –szakvizsga letételi kötelezettségének határidejét, ellátja a jelentkezéssel kapcsolatos feladatokat;
  10. gondoskodik az intézményi továbbképzési rendszer és az egyéni továbbképzési tervek naprakész vezetéséről;
  11. nyomon követi a jubileumi jutalmak esedékességét, ellátja az ezzel kapcsolatos feladatokat;
  12. ellátja a közszolgálati tisztviselők vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségével kapcsolatos feladatokat;
  13. ellátja a helyi önkormányzati képviselők, a nemzetiségi önkormányzati képviselők és a külsős bizottsági tagok díjazásával, köztartozásmentes adózói adatbázisával valamint vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségével kapcsolatos feladatokat.

1.5. Szervezési ügyintéző

  1. közreműködik a testületi ülések és fórumok előkészítésében, az Iroda által készítendő előterjesztések kidolgozásában és összeállításában;
  2. közreműködik a képviselő-testületi és társulási tanácsi előterjesztések és döntések véglegesítésében, határozati javaslatok és rendelet-tervezetek kialakításában, részt vesz a döntések végrehajtásának szervezésében;
  3. részt vesz a képviselő-testületi és társulási tanácsi ülések jegyzőkönyveinek, az elfogadott határozatok és rendeletek szerkesztésében;
  4. közreműködik a tisztségviselők és a testületek részére szükséges adatok és információk összegyűjtésében, összesítésében és feldolgozásában, az irodákkal történő koordinációban és kapcsolattartásban,
  5. gondoskodik a lejárt határidejű és átruházott hatáskörű jelentések összeállításáról;
  6. vezeti az önkormányzati határozatok és rendeletek nyilvántartását;
  7. gondoskodik az önkormányzati rendeletek Nemzeti Jogszabálytárba történő feltöltéséről, illetve a képviselő-testületi ülések jegyzőkönyveinek felterjesztéséről;
  8. megszervezi az ügyfélszolgálati irodával kapcsolatos feladatokat;
  9. nyomon követi a Nemzeti Jogszabálytár levelező rendszere által küldött leveleket;
  10. vezeti a társulási szerződések nyilvántartását;
  11. a vezetői értekezletek üléseiről emlékeztetőt készít;
  12. részt vesz az Iroda feladatkörébe tartozó ügyek érdemi elintézésében, a választásokkal kapcsolatos feladatok megoldásában;
  13. közreműködik az önkormányzat és a hivatal által kötendő szerződések megkötése során;
  14. részt vesz a kormányhivatal törvényességi felügyeleti hatáskörében kért adatszolgáltatások teljesítésében;
  15. gondoskodik a jegyzőkönyvek, határozatok és rendeletek honlapon történő közzétételéről, a rendeletek kihirdetéséről.

1.6. Titkársági és számítástechnikai ügyintéző

  1. ellátja a polgármester feladataival összefüggő informatikai, számítástechnikai és adminisztrációs teendőket;
  2. elvégzi a polgármester elektronikus és papír alapú levelezésével kapcsolatos feladatokat;
  3. ellátja a szükséges szövegszerkesztési, táblázat- és adatbáziskezelési, valamint prezentációkészítési feladatokat;
  4. közreműködik a városi, hivatali rendezvények lebonyolításában;
  5. összehangolja a polgármester ügyfélfogadási rendjét;
  6. gondoskodik az egyéb iratok gépeléséről, sokszorosításáról, postázásáról;
  7. ellátja az egyéb titkárnői, asszisztensi feladatokat;
  8. naprakész nyilvántartást vezet a polgármester reprezentációs költségeiről;
  9. havonta elkészíti a képviselő-testület ülésére a polgármester által folytatott főbb tárgyalásokról, rendezvényekről szóló tájékoztatót.

1.7. Iratforgalmi adminisztrátor

  1. naponta átveszi a Hivatal részére érkezett küldeményeket a móri postahivatalban, szignálásra átadja a titkárságra;
  2. elvégzi az érkeztetési feladatokat, elektronikusan rögzíti az iktatóprogramban az adatokat;
  3. hétfő, szerda, pénteki napokon átveszi az Erste Bank Zrt. móri fiókjában a küldeményeket;
  4. a Hivatalon belül kézbesíti a kiszignált és érkeztetett iratokat az irodák, az iktató, illetve az ügyintézők részére;
  5. a kiadmányozandó ügyiratokat a polgármesterhez, illetve a jegyzőhöz juttatja, majd az aláírást követően visszajuttatja az ügyintézőkhöz;
  6. az irodáktól, ügyintézőktől összegyűjti és postázáshoz előkészíti a hivatali küldeményeket, majd a móri címzésű küldeményeket a hivatali kézbesítőknek kézbesítés céljából kiosztja, illetve a vidéki címzésű küldeményeket a munkaidő végén feladja a postahivatalban;
  7. közreműködik az irattár rendezésében, az ügyiratok irattári elhelyezésében, távollétében helyettesíti az iktató adminisztrátort.

1.8. Iktató adminisztrátor

  1. az iratkezelési szabályzat előírásai szerint ellátja a hivatalnál a központi iktatás, irattározás feladatait;
  2. naponta beiktatja az ügyintézőkre kiszignált (beérkező) iratokat, új főszám esetében iratborítóval ellátva;
  3. gondoskodik iktatás után az ügyiratok ügyintézőkhöz való továbbításáról az Iroda ügykezelője útján,
  4. átveszi az irattározandó (iktatott) iratokat – iratszámon belül a keletkezés sorrendjében összerakva – és egyúttal biztosítja, hogy csak előírásszerűen összerendezett iratanyag kerüljön irattárba;
  5. kezeli az iktatóhoz kapcsolódó kézi és központi irattárat, gondoskodik az ott elhelyezett iratanyag irattári tervnek megfelelő rendezettségéről, áttekinthető elhelyezéséről;
  6. selejtezésre elkülöníti és előkészíti az iratokat, gondoskodik a selejtezett iratanyag helyben való megsemmisítéséről vagy zúzdába való elszállításáról;
  7. gondoskodik az iktatórendszer adatainak karbantartásáról;
  8. a hivatali összes beiktatott iratról évente statisztikát készít.

1.9. Gépkocsivezető

  1. naponkénti kirendelés szerint ellátja a hivatali dolgozók kiküldetési helyekre való oda-vissza szállítását;
  2. eseti megbízás alapján végzi az irodai eszközök és anyagok beszerzését, hivatalhoz való szállítását és raktárra való behordását;
  3. részt vesz a képviselő-testületi és bizottsági ülésekre, valamint egyéb rendezvényekre szóló meghívók és kifelé menő egyéb küldemények kézbesítésében;
  4. gondoskodik a hivatali gépjármű szükséges műszaki javíttatásáról, karbantartásáról, vizsgáztatásáról, biztosítja annak folyamatos rendben és tisztántartását.